A Coordenação de Serviços e Contratos é responsável pela elaboração e gestão dos serviços contínuos essências de toda a Rede da Educação Estadual do Paraná, na contratação das concessionárias de fornecimento e distribuição de água e poços artesianos; concessionárias de fornecimento de energia elétrica, contratação de produtos e serviços por meio de Pacote de Serviços dos Correios; Reprografia, contrato de locação de equipamentos de reprografia para as unidades administrativas da educação. Essas parcerias são essenciais para a manutenção da comunicação e dos serviços internos da Secretaria. Realizamos o planejamento, a elaboração de Estudos Técnicos Preliminares, Termos de Referência e Termos de Inexigibilidade, conforme necessário e a Gestão dos contratos. Nosso objetivo é garantir que os serviços contratados atendam às necessidades da Secretaria de forma eficiente e econômica. 

Entre nossas atribuições, destaca-se a contratação e  gestão de contratos através de inexigibilidade de licitação:

a) Água: 53 (Cinquenta e três) concessionárias de fornecimento de água na qual realiza a contratação e a gestão dos contratos com mais de 6.600 matrículas (hidrômetros) analisar, encaminhar e acompanhar solicitações pertinentes aos sistemas de água e esgoto das instituições de ensino da rede pública estadual, monitorar gastos excessivos, gerenciar instalação, solicitar desligamento e transferência de matrículas/hidrômetros e troca de titularidades (locação, novos prédios, Cessão de Uso).

b) Energia Elétrica: 9 (nove) concessionárias de fornecimento energia elétrica na qual realiza a contratação e gestão dos contratos com mais de 5.600 unidades consumidoras, das quais são realizadas a análise, encaminhamento e acompanhamento das solicitações de aumento de carga e estudo de rede das instituições de ensino da rede pública estadual, orientando quanto aos procedimentos e documentos relacionados às solicitações das concessionárias e troca de titularidades (locação, novos prédios, Cessão de Uso).

c) Correio: Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos (ECT), responsável pelo manuseio de correspondências e malotes institucionais das Unidades Administrativas.

d) Reprografia: Contrato de locação de equipamentos de reprografia para as unidades administrativas da educação. O Contrato inclui a prestação de serviços de locação de equipamentos multifuncionais destinados à impressão e reprodução de documentos, instalação e manutenção preventiva e corretiva de equipamentos reprográficos colorido e mono, incluindo material de consumo (exceto papel), assistência técnica e treinamento operacional, para atender a Secretaria de Estado da Educação e suas Unidades Administrativas, controle e tiragem de cópias, solicitação de toner, empenhos e pagamento da prestação de serviço. A gestão contrato inclui acompanhar a prestação do serviço das impressoras locadas e dos demais serviços vinculados ao contrato.

e) Publicação: Envio e diagramação de publicações:

• DIOE – Diário Oficial do Estado
• DOU – Diário Oficial da União
• Jornais credenciados

Exemplos: resoluções, editais, contratos, notificações, portarias, licitações, despachos secretariais dentre outros.

• DOU e Jornais - CPL (Comissão Permanente de Licitação)
• DIOE - Depositários em vários departamentos da Seed via sistema Imprensanet
• DIOE

Depositário X Aprovador

• Normas de publicação DIOE: http://www.imprensaoficial.pr.gov.br/
• Prazos
• DOU - até as 17h
• DIOE - até as 15h (cancelamento ou publicação)
• Jornais - 2 dias de antecedência

Solicita-se o pagamento de notas fiscais referentes a publicações de Jornais Credenciados, recebimento da publicação (DIOE apenas a aprovação), diagramação, se necessário e envio para o órgão responsável:

• DIOE - DIOE
• DOU - DOU
• Jornais - SECS (Secretaria de Estado de Comunicação Social)

Para toda publicação em Diários e Jornais os colaboradores devem entrar em contato via telefone ou e-mail com a solicitação contendo o contato do demandante para que a publicação seja retornada ao responsável. 

I. Departamento de Imprensa Oficial do Estado do Paraná - DIOE: as solicitações devem ser enviadas até às 15h para que sejam publicadas no dia seguinte. Caso contrário, serão enviadas com as solicitações do dia seguinte, logo serão publicadas em dois dias.

II. Diário da União - DOU: as solicitações nessa modalidade devem ser feitas com no mínimo 15 dias de antecedência, visto que eles só efetuam a publicação após a confirmação do pagamento. 

III. Jornais Credenciados: as solicitações devem ser enviadas até às 16h para que sejam publicadas no dia seguinte. Caso contrário, serão enviadas com as solicitações do dia seguinte, logo serão publicadas em dois dias. 

f) Telefonia: 4 (quatro) Operadoras de telefonias com 8 (oito) contratos e gestão de mais de 7500 linhas telefônicas fixam (Escolas/Seed e Unidades) e aproximadamente 300 linhas de telefones móveis. Realizamos a gestão das contas telefônicas: pagamento de despesas devidas, verificação de despesas com ligações indevidas e cobranças indevidas.  Solicitação de novas habilitações (linhas), reparos, transferências, cancelamento, migrações e portabilidade.

As linhas fixas são divididas em:

• Analógicas - linhas comuns, usadas nas escolas, Núcleos Regionais de Educação do Paraná, Museu da Escola, FUNDEPAR, Colégio Estadual, Guarda Mirim.       
• Unidades com Tecnologia IP usadas na SEED e no NRE de Umuarama.
• Unidades DDR’s - são as linhas usadas nos NRE’s (utilizados devido aos sistemas de ramais os quais reduzem os gastos).
• Telefone móvel nas Escolas do Campo, Indígenas e localidades onde não chega à telefonia fixa.

Ligações para os NREs, Fundepar, CEE, Colégio Estadual do Paraná, Guarda Mirim - Discar Código Voip + Ramal desejado

Os NREs devem ligar para Seed utilizando o código 300 + ramal, sem discar zero (cada NRE tem seu código).

A Coordenação também é responsável pela parte final das licitações no que se refere a fase de contração de todos os contratos de serviços, aquisições de bens e consumo e registros no GMS dos contratos da Secretaria de Estado da Educação, excetuando-se os contratos com empresas de prestação de serviços terceirizados e locações. Esta atividade inclui verificações minuciosas, como a conferência de procedimentos, documentos, dados e prazos, além do registro no Sistema de Gestão de Materiais e Serviços (GMS). 

Além das competências já citadas, realizamos também a gestão contratual, incluindo a emissão de apostilamentos, termos aditivos, termos de rescisão contratual e o registro de processos sancionatórios. Essas ações visam garantir a conformidade e a legalidade dos contratos, além de assegurar o cumprimento dos mesmos.

5.1 Estudos de Rede e Aumento de Carga até 3X200A o NRE responsável abre um protocolo com os documentos necessários: 

• Parecer do NRE; 
• Ofício; 
• Declaração de Carga – DCA; 
• Unidade(s) Consumidora(s).

Para Padrões a partir de 3X300A é necessário que o NRE responsável preencha o  Termo de Opção, encaminhe para SEED/NAS/SERVIÇOS/CONTRATOS para que seja assinado pela Chefia Direta e o Secretário da Educação. Após a devolução do documento assinado, o engenheiro do NRE deve  acessar a plataforma PEW para aprovação do projeto. Após aprovado, e receber a Carta de Aprovação da Copel, inserir o documento no e-protocolo encaminhar novamente para SEED, para que seja solicitado o Estudo de Rede. 

5.2 Pagamentos do serviço para Concessionária de água e energia elétrica as mesmas devem encaminhar via e-mail: faturas.seed.@escola.pr.gov.br  as faturas, com no mínimo 10 dias de antecedência.

5.3 Solicitação de Troca de Titularidade, Alteração de Complemento (nome do estabelecimento, endereço) que às vezes não estão corretos de energia devem ser encaminhados via e-protocolo. As mesmas alterações para conta de água podem ser efetuadas via e-mail: desligamentoscopel@escola.pr.gov.br.

5.4 Taxas de Lixo 

No início de cada ano o NRE deve fazer o mapeamento para verificar como está sendo cobrada as taxas de lixo, reunir as cobranças referente a instituição de ensino. O NRE deve agrupar em um protocolo as cobranças do ano referente ao município para que seja feito o pedido de empenho para o pagamento.

O Protocolo deve conter: 

1. Nome da Escola/Núcleo/Projeto;  
2. Endereço Completo; 
3. Ano de Referência;
4. Dados do Imóvel;
5. Verificar se o imóvel está em nome da SEED, do Estado do Paraná, da Prefeitura ou outros; 
6. Incluir documentação de comprobatória do imóvel, Registro Geral de Imóveis;
7. Imóvel em nome do Estado, precisa incluir o Termo de Vinculação de Responsabilidade;
8. Imóvel alugado, incluir o Contrato e/ou documentos pertinentes; 
9. Imóvel com Cessão de Uso, incluir o nome da Prefeitura e documentação de comprovação da Cessão;
10. A fatura deve ser enviada com no mínimo 30 dias antes do vencimento para viabilizar a liberação do empenho. 
11. Dívidas de anos anteriores devem ser abertos protocolos separados do ano vigente.

O Núcleo tem o dever de fiscalizar e manter os imóveis de sua Jurisdição sem dívidas de anos anteriores, com CND das prefeituras de todos os imóveis.

5.5 Telefonia 

Todo contato deve ser feito pelo Núcleo responsável via e-mail gastelefonia@seed.pr.gov.br 

As solicitações devem conter:   

1. Descrição detalhada da situação a ser resolvida;
2. O problema é na linha telefônica? 
3. O problema está na Central? 
4. Está fazendo ligações internas? 
5. Está fazendo ligações externas? 
6. É reparo/manutenção? 
7. Caso extremo - Ele parou de funcionar sozinho? 
8. Descreva detalhado o que aconteceu, quando e como 
9. Parou de funcionar por mau uso (queda, batida, quebrado, lascado, trincado) 
10. A manutenção é por conta do servidor 
11. Furto do aparelho? 
12. Já efetuou o B.O? 
13. Anexar no e-mail com o termo de responsabilidade do aparelho 
14. Número da linha telefônica 
15. Número de celular para a operadora entrar em contato 
16. Dados do servidor responsável pelo aparelho. 

a) Formalização contratual:  é necessário a verificação de itens pelo setor demandante: 

É imprescindível que os fornecedores selecionados no processo cheguem ao setor devidamente habilitados (Certificado de Regularidade Fiscal esteja regular e habilitado) para contratações no sistema do GMS, a fim de que a formalização contratual ocorra no fluxo desejado, antes mesmo de ser enviado para o setor; 

Ela deve estar descrita de maneira adequada e alinhada com a modalidade, bem como ser enviada com no mínimo 15 dias de antecedência para que as providências sejam tomadas, visto que o processo tem uma movimentação entre setores, antes de ser devolvida para o demandante. 

Com a regularização do fornecedor no GMS, os seguintes procedimentos são realizados:

1. Certificação da Regularidade do fornecedor
2. Verificação da modalidade contratual do processo
3. Verificação da pesquisa de preços e vantajosidade
4. Verificação da despesa do PCA-PR
5. Preenchimento da minuta (contrato ou ordem de compra)
6. Verificação da indicação orçamentária
7. Solicitação de Manifestação e Autorizo dos setores competentes
8. Assinatura do contrato ou emissão de ordem de compra
9. Publicações no DIOE relativas ao processo
10. Registro na plataforma GMS
11. Solicitação de emissão de Empenho e de Inclusão contábil de garantia contratual, quando necessário.

Concluídas todas as pendências para a formalização contratual ou de emissão de ordem de compra, o protocolo será devolvido ao setor demandante para que ocorra a gestão e fiscalização do processo e, assim, se inicia o Pós Contratos.

b) Pós contratos

Para todos os procedimentos de pós contratos, é necessário que seja solicitado com no mínimo 90 dias de antecedência, por meio de um novo protocolo, com toda a documentação do processo anexada, visto que o GMS não aceita registro duplicado.

c) Apuração de Responsabilidade

Para eventuais processos que os fornecedores venham a ser responsabilizados por irregularidades durante a contratação, após ser decretado a(s) sanção(ões), é realizado o registro da mesma na plataforma GMS, assim como a sanção expira ou o fornecedor paga a multa, por exemplo, é realizada a inativação no GMS.